Executive & Personal Assistant (Freelance, Remote)

Dreamlight Labs gehört zu den am schnellsten wachsenden Eventmarken im deutschsprachigen Raum. Mit unseren Live-Erlebnissen begeistern wir jährlich über 250.000 Besucher in Deutschland, Österreich, der Schweiz und weiteren europäischen Ländern.

Für die kommende Wachstumsphase suchen wir keine klassische Assistenz, sondern eine rechte Hand für den Gründer. In dieser Rolle arbeiten Sie direkt mit dem Gründer zusammen und übernehmen organisatorische, administrative und operative Themen, damit er sich vollständig auf Wachstum, Strategie, neue Projekte und Unternehmensentwicklung konzentrieren kann.

Wir suchen eine Person, die nicht nur Aufgaben verwaltet, sondern Verantwortung übernimmt, Probleme eigenständig löst und Themen zuverlässig vorantreibt.

Aufgaben

Kommunikation mit Anwälten, Steuerberatern, Versicherungen und Dienstleistern

Reiseplanung und Reiseorganisation

Terminmanagement und Koordination

Nachverfolgung von Fristen, offenen Aufgaben und Projekten

Recherche zu geschäftlichen und privaten Themen

Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen

Vergleich und Auswahl von Dienstleistern

Verwaltung und Organisation wichtiger Dokumente

Unterstützung bei internationalen Projekten

Koordination verschiedenster organisatorischer Herausforderungen

Ein Beispiel aus dem Alltag: Der Gründer benötigt einen spezialisierten Steuerberater in Portugal. Sie recherchieren passende Ansprechpartner, führen erste Gespräche, vergleichen die Optionen und präsentieren konkrete Empfehlungen inklusive Vor- und Nachteilen. Nach der Entscheidung organisieren Sie die Umsetzung.

Qualifikation

Erfahrung in einer Rolle mit hoher Eigenverantwortung, z. B. als Executive Assistant, Personal Assistant, Operations Manager, Office Manager oder vergleichbar

Ausgeprägte Organisationsfähigkeit

Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Sehr gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Professionelle Kommunikation mit externen Partnern

Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion

Sicherer Umgang mit digitalen Tools

Fähigkeit, Probleme eigenständig zu lösen und Themen konsequent zu Ende zu bringen

Wichtiger als Abschlüsse oder Zertifikate ist uns, dass Sie Verantwortung übernehmen, mitdenken und zuverlässig Ergebnisse liefern.

Benefits

Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer

Langfristige Zusammenarbeit

Vollständig remote

Hohe Eigenverantwortung ab dem ersten Tag

Internationale Projekte

Abwechslungsreiche Aufgaben mit direktem Einfluss

Zusammenarbeit auf Freelancer-Basis

Geplant sind ca. 30–40 Stunden pro Woche mit langfristiger Perspektive

Keine festen Kernarbeitszeiten – Ergebnisse zählen, nicht Anwesenheit

Budgetrahmen je nach Erfahrung und Qualifikation: ca. 3.500 € bis 5.500 € pro Monat